zorVaro Dateifreigabe
„Eine Person → ausgewählte Dateien → persönlicher Link + Abrufcode“
Dateifreigaben – Dateien sicher für einzelne Personen bereitstellen
Mit Dateifreigaben können Sie festlegen, welche Ihrer gespeicherten Dateien eine bestimmte Person später abrufen darf.
Jede Freigabe gehört genau zu einem Empfänger. Dieser erhält einen eigenen persönlichen Abruflink und einen eigenen Abrufcode.
So können Sie beispielsweise den Link per E-Mail und den dazugehörigen Code per SMS oder automatischem Anruf übermitteln.
Was ist eine Dateifreigabe?
Eine Dateifreigabe verbindet drei Dinge miteinander:
eine Person → eine oder mehrere Dateien → einen persönlichen Zugang
Beispiel:
Sie möchten Ihrem Bruder Max im vorgesehenen Fall drei Dokumente bereitstellen.
Sie erstellen dafür eine Dateifreigabe „Unterlagen für Max“, wählen Max als Empfänger und anschließend die gewünschten Dateien aus.
zorVaro erzeugt dafür einen persönlichen Abruflink und einen persönlichen Abrufcode.
Andere Kontakte erhalten dadurch keinen Zugriff auf diese Freigabe.
E-Mail, SMS und Anruf kombinieren
Sie entscheiden selbst, wie Sie die Zugangsinformationen übermitteln möchten.
Zum Beispiel:
E-Mail: persönlicher Abruflink
SMS: persönlicher Abrufcode
oder:
E-Mail: persönlicher Abruflink
Automatischer Anruf: persönlicher Abrufcode
Eine Aufteilung auf verschiedene Kommunikationswege ist optional. Link und Code können auch gemeinsam übermittelt werden.
1. Dateien vorbereiten
Laden Sie zunächst die Dateien in Ihrem zorVaro-Bereich unter „Dateien“hoch.
Eine Datei kann später auch für mehrere unterschiedliche Personen freigegeben werden. Jede Person erhält dabei eine eigene Freigabe.
2. Neue Dateifreigabe anlegen
Öffnen Sie im Menü den Bereich „Dateifreigaben“.
Tragen Sie eine verständliche Bezeichnung ein, zum Beispiel:
„Unterlagen für Max“
oder
„Informationen zur Versorgung meines Hundes“
Wählen Sie anschließend den gewünschten Empfänger und die Dateien aus, die diese Person erhalten darf.
Mit „Dateifreigabe anlegen“ wird die persönliche Freigabe erstellt.
3. Abruflink und Abrufcode verwenden
Zu jeder Dateifreigabe gehören:
Persönlicher Abruflink
Ein individueller Link, über den der Empfänger zu seiner Freigabe gelangt.
Persönlicher Abrufcode
Ein individueller Code für dieselbe Freigabe.
Link und Code werden im Benutzerbereich standardmäßig verborgen angezeigt. Bei Bedarf können Sie diese anzeigen oder kopieren.
4. Link und Code in einer Aktion verwenden
Beim Erstellen einer E-Mail-, SMS- oder Anruf-Aktion können Sie die vorbereitete Dateifreigabe verwenden.
Dafür stehen unter anderem folgende Platzhalter zur Verfügung:
{{retrieval_link}} – persönlicher Abruflink
{{retrieval_code}} – persönlicher Abrufcode
zorVaro ersetzt diese Platzhalter beim späteren Versand automatisch durch die Zugangsdaten des jeweiligen Empfängers.
Beispiel: Link per E-Mail
Nachricht:
„Hallo {{recipient_name}}, Ihre persönlichen Unterlagen finden Sie unter {{retrieval_link}}.“
Beispiel: Code per SMS
Nachricht:
„Ihr persönlicher zorVaro-Abrufcode lautet {{retrieval_code}}.“
Beide Nachrichten können auf dieselbe Dateifreigabe zugreifen.
Dadurch lassen sich Link und Code bewusst über unterschiedliche Kommunikationswege übermitteln.
Normale E-Mail-Anhänge funktionieren weiterhin
Die Dateifreigabe ersetzt den klassischen E-Mail-Anhang nicht.
Bei E-Mail-Aktionen können Sie weiterhin auswählen, ob Dateien direkt als Anhang versendet, über zorVaro zum Abruf bereitgestellt oder beide Möglichkeiten kombiniert werden sollen.
Wenn eine Aktion überhaupt keine Dateien benötigt, wählen Sie einfach „Ohne Dateien“.
Die Dateifunktionen werden dann ausgeblendet.
Jeder Empfänger erhält seine eigene Freigabe
Wenn dieselben Unterlagen an mehrere Personen gehen sollen, erhält jede Person eine eigene Dateifreigabe.
Dadurch können die Zugänge unabhängig voneinander verwaltet werden.
Beispielsweise können Sie den Zugang für einen Empfänger sperren, ohne die Freigaben anderer Empfänger zu beeinflussen.
Zugriff jederzeit entziehen
Unter „Dateifreigaben“ sehen Sie Ihre vorhandenen Freigaben.
Über „Zugriff entziehen“ können Sie eine einzelne Freigabe jederzeit sperren.
Der persönliche Link und der dazugehörige Abrufcode funktionieren anschließend nicht mehr.
Andere Dateifreigaben und andere Empfänger bleiben davon unberührt.
Das ist beispielsweise hilfreich, wenn versehentlich falsche Unterlagen für eine Person freigegeben wurden.
Wichtig: Wurde eine Datei bereits heruntergeladen und auf dem Gerät des Empfängers gespeichert, kann zorVaro diese lokale Kopie natürlich nicht nachträglich löschen. Ein Widerruf verhindert jedoch weitere Zugriffe über die betreffende Freigabe.
Gut zu wissen
Eine Dateifreigabe bedeutet nicht, dass die Dateien sofort verschickt werden.
Sie können die Freigabe zunächst vorbereiten und anschließend einer oder mehreren geplanten Aktionen zuordnen.
Erst wenn die jeweilige Aktion tatsächlich ausgeführt wird, werden Link oder Code entsprechend Ihrer Nachricht übermittelt.
So können Sie Ihre Unterlagen und Kommunikationswege bereits im Voraus in Ruhe vorbereiten.